TỔ CHỨC TIỆC CÔNG TY THÀNH CÔNG CHỈ TRONG 8 BƯỚC

Bữa tiệc công ty thành công sẽ tạo cầu nối tốt giữa nhân viên và khách hàng với doanh nghiệp. Tổ chức tiệc theo những bước chỉn chu nhất chính là yếu tố tạo nên thành công. Đại Hỷ sẽ bật mí cho bạn 8 bước cơ bản và quan trọng để có cho mình một bữa tiệc công ty mang đầy bản sắc riêng và cũng không kém phần ý nghĩa.

Trong bài viết này bạn sẽ biết được 8 bước cơ bản để có thể tổ chức một buổi tiệc công ty mà ít mắc sai sót nhất. Tùy thuộc vào những yếu tố thực tế mà bạn có thể thay đổi các bước sao cho phù hợp nhất với công ty của mình nhé.

1. Chọn mục tiêu chính cho sự kiện

Đầu tiên bạn phải trả lời được câu hỏi: "Mục tiêu chính của buổi tiệc công ty này là gì?" đây là câu hỏi quan trọng giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề.

Một số mục tiêu mang tính chiến lược của tiệc công ty kiêm hội nghị khách hàng mà bạn có thể tham khảo là:

• Tri ân khách hàng, xúc tiến đối tác tiềm năng
• Quảng bá, xây dựng, khẳng định vị thế thương hiệu
• Báo cáo kết quả hoạt động trong năm, thông báo chiến lược trong năm mới
• Quảng bá sản phẩm/chi nhánh/chiến lược/thị trường mới

2. Tạo danh sách khách mời chi tiết cho buổi tiệc công ty

Sau khi bạn đã xác định được mục tiêu chính của buổi tiệc thì việc tiếp theo bạn phải làm ngay lập tức chính là lên danh sách khách mời tham dự, hãy lưu ý bạn cần phải nắm rõ danh sách này vì không phải mời quá nhiều là sẽ tốt và quá ít thì cũng không ổn. Bạn có thể dùng những câu hỏi sau đây để thực hiện việc lên danh sách dễ dàng hơn:

• Ai sẽ là người được mời? (nhân viên, khách hàng cũ, đối tác mới, khách hàng tiềm năng,...)
• Bạn có thể lấy thông tin của họ từ nguồn nào? (dữ liệu công ty, dữ liệu đối tác,...)
• Làm thế nào để liên hệ với khách mời? (qua tin nhắn, thư mời,...)
• Khách mời có các đặc điểm nhân khẩu học như thế nào? (về sở thích, thu nhập,...)

Sau khi trả lời được những câu hỏi này thì bạn sẽ thuận lợi trong việc chọn thời gian, địa điểm, thực đơn phù hợp với công ty của bạn và nhanh chóng tiến hành được những bước tiếp theo.

3. Chọn thời gian, địa điểm thích hợp để tổ chức tiệc công ty

Địa điểm và thời gian chính là hai yếu tố đóng vai trò thiết yếu trong quá trình tổ chức tiệc công ty. Cần phải chọn được địa điểm thích hợp với số lượng khách mời, cách trang trí tiệc, ngân sách. Thời giản phải phù hợp để khách mời có thể sắp xếp tham dự một cách đông đủ.

Địa điểm tổ chức tiệc công ty thường là hội trường công ty hoặc tại những nơi chuyên tổ chức sự kiện (nhà hàng, sảnh khách sạn, trung tâm hội nghị...). Địa điểm dễ dàng thuận lợi cho khách mời có thể di chuyển cũng chính là một điểm cộng khi chọn lựa. Bên cạnh đó bạn cần phải chú ý đến quy mô của địa điểm tổ chức.

4. Lập bảng thống kê cụ thể và có danh sách khách mời chính thức

Sau khi đã thống nhất được thời gian và địa điểm tổ chức tiệc công ty thì tiếp theo bạn tiến hành triển khai việc mời khách hàng đến tham dự buổi tiệc. Việc mời khách hàng phụ thuộc vào việc bạn chọn hình thức mời như thế nào (gửi thư mời, email,...). Sau khi đã triển khai xong việc mời khách thì bạn cần một bảng thống kê cụ thể xem số lượng khách hàng đồng ý tham dự buổi tiệc là bao nhiêu và từ đó có thể ước tính số khách mời phát sinh cũng như những khách mời ít có khả năng thực sự tham dự.

Sau khi có bảng thống kê cụ thể thì việc bạn tính toán thực đơn cho số lượng khách mời đó và cân bằng được việc dự tính thừa hoặc thiếu của mình. Quy mô và chi phí buổi tiệc cũng sẽ được giải quyết đơn giản hơn giúp buổi tiệc công ty của bạn có được ấn tượng của khách tham dự.

5. Có ý tưởng chính cho chương trình và lên kịch bản

Một buổi tiệc luôn cần một ý tưởng chính để toàn bộ sự kiện được diễn ra một cách đồng đều nhất và tạo nên sự thành công từ concept, trang phục người tham gia, ý nghĩa chương trình,... Cần có một kịch bản được đầu tư kỹ lưỡng, các phần cụ thể trong thời lượng chương trình nhằm phân công nhân sự, phòng ngừa các rủi ro, và chuẩn bị phần hậu cần thật tốt.

Kịch bản được đầu tư thời gian và công sức nhiều sẽ càng kỹ lưỡng và chương trình càng thành công hơn. Từ đó bạn càng dễ theo dõi sát sao tình hình hơn nữa. Đây là một bước không thể nào bỏ qua nên bạn hãy chú trọng vào nó nhiều hơn.

6. Lập bảng Checklist cho những việc cần làm trong buổi tiệc công ty

Bước tiếp theo trong công tác chuẩn bị chính là tạo một Checklist để theo sát tiến độ thực hiện buổi tiệc sau khi đã có kịch bản tổng thể chính thức. Bạn cần có bảng Checklist này để không bỏ sót bất kỳ đầu việc nào vì trong lúc bận rộn khó tránh lẫn lộn hoặc thiếu sót. Một bảng Checklist cơ bản cho buổi tiệc công ty gồm nội dung như: dựng sân khấu; cài đặt âm thanh, ánh sáng; kê bàn ghế; trang trí hội trường; thuê văn nghệ, tổng duyệt chương trình,...

7. Thực hiên phân công nhân sự quản lý các mục trong Checklist

Thành công là sự cố gắng của cả một tập thể và buổi tiệc công ty cũng như vậy. Bạn cần có nhân sự phụ trách những đầu việc trong Checklist để đảm bảo rằng mỗi khâu đều được hoàn thiện tốt nhất có thể và không bị chững lại. Nhân sự bạn phân công cần phải đúng năng lực và đúng số lượng để không thiếu hụt. Nhân sự có thể giám sát lẫn nhau và hỗ trợ kịp thời khi cần thiết. Đây là bước quan trọng để gắn kết những bước trên nhằm đảm bảo buổi tiệc công ty sẽ thành công ngoài mong đợi.

8. Chạy thử chương trình để đảm bảo hoàn thiện quy trình tổ chức tiệc công ty

Sau khi bạn đã xong 7 bước ở trên thì bước cuối cùng rất quan trọng chính là bạn phải chạy thử toàn bộ chương trình ít nhất là một lần để chỉnh sữa những chỗ chưa hợp lý và đảm bảo rằng không có những sai xót. Dù là buổi chạy thử nhưng bạn cũng cần nghiêm túc thực hiện mọi khâu từ lễ tân đón khách; phụ trách menu; truyền thông; kịch bản sân khấu, ánh sáng, âm thanh; điều phối chương trình,... cho đến các phần như: đón khách; trao thưởng; khai tiệc; văn nghệ; trò chơi,...

Sau khi đã có kết quả của buổi chạy thử thì bạn sẽ rút kinh nghiệm để chỉnh sửa lần cuối trước khi buổi tiệc diễn ra. Xử lý nhanh những rủi ro đang có và có thể xảy ra.

Hoàn thiện được 8 bước kể trên thì chắc chắn rằng bạn sẽ có một buổi tiệc vừa ý nghĩa vừa đặc sắc và đạt được thành công như mong đợi. Nếu như bạn cần một đơn vị tổ chức tiệc giàu kinh nghiệm, đã từng tổ chức thành công nhiều tiệc công ty lớn thì Đại Hỷ chính là đơn vị tổ chức tiệc có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Đại Hỷ mang lại cho bạn trải nghiệm tiệc công ty, hội nghị khách hàng sang trọng, đẳng cấp và quy mô trên cả mong đợi.