BÍ QUYẾT TỔ CHỨC TIỆC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THÀNH CÔNG

Một trong những buổi tiệc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể thiếu chính là tiệc hội nghị khách hàng. Để có thể tổ chức tiệc hội nghị khách hàng thành công rực rỡ thì bạn cần lưu ý một số điểm. Đại Hỷ sẽ bật mí cho bạn ngay về những điểm đặc biệt cần lưu ý để tiệc hội nghị khách hàng tạo được ấn tượng trong lòng khách tham dự.

Vì tầm quan trọng của buổi tiệc này nên doanh nghiệp thường đầu tư khá lớn và thường lo lắng về kết quả mà mình đạt được. Để có thể tổ chức một buổi tiệc hoành tráng như ý, tạo được ấn tượng, gây tiếng vang thì không thể thiếu những bước chuẩn bị kỹ lưỡng. Những bước sau đây chính là bí quyết giúp bạn làm được điều đó.

1. Thế nào là một buổi tiệc hội nghị khách hàng?

Tiệc hội nghị khách hàng là những buổi tiệc có quy mô lớn được những doanh nghiệp tổ chức nhằm màng đến không gian giao lưu thoải mái, tạo sự gắn kết giữa thương hiệu và khách hàng. Đây là dịp để doanh nghiệp thể hiện quy mô, định hướng phát triển để thu hút và tạo lòng tin với hệ thống khách hàng từ đó có thêm nguồn đầu tư và giữ chân khách hàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong thời gian dài.

Mỗi bữa tiệc có quy mô khác nhau tùy vào tệp thông tin khách hàng mà doanh nghiệp có nhưng đại đa số đều là những bữa tiệc có quy mô lớn vì số lượng khách hàng cần mời đông và nội dung của buổi tiệc cũng quan trọng. Thông thường, doanh nghiệp thường lựa chọn tổ chức các buổi tiệc hội nghị khách hàng theo quy mô lớn với tệp khách hàng chia theo khu vực lớn như: miền Bắc, miền Nam, miền Trung hoặc các khu vực lớn như hội nghị khách hàng khu vực Hà Nội, khu vực thành phố TP Hồ Chí Minh.

Vì những đặc điểm trên nên việc lên khung kịch bản chương trình và thống nhất nội dung buổi tiệc chính là một phần hết sức quan trọng đẻ nâng cao khả năng kết nối của nhiều cá nhân trong bữa tiệc và đạt thành công trong việc thu hút khách hàng.

2. Tầm quan trọng của việc tổ chức tiệc hội nghị khách hàng

Tổ chức tiệc hội nghị khách hàng công ty được nhiều khách hàng xem là một trong những chương trình đãi ngộ được yêu thích mà công ty nên gửi đến khách hàng. Tiệc hội nghị khách hàng mang đến cho khách hàng sự tin tưởng, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp từ đó tạo được thêm nhiều khoản hợp tác mới đầy tiềm năng.

Tiệc hội nghị khách hàng còn giúp duy trì được mối quan hệ của doanh nghiệp với các khách hàng nên hầu như tất cả các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đều có chương trình tổ chức tiệc hội nghị khách hàng hàng theo từng quý hoặc mỗi 2 quý 1 lần để duy trì mối quan hệ với khách hàng,. Để mang lại nhiều giá trị tinh thần và vật chất hơn cho khách hàng thì doanh nghiệp cần có sự đầu tư và chuẩn bị kỹ càng.

Bữa tiệc hội nghị khách hàng không đơn giản chỉ là một bữa tiệc thông thường mà còn là cơ hội để thu hút truyền thông, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng.

3. Khung chương trình cơ bản của một buổi tiệc hội nghị khách hàng

Để đảm bảo độ thành công của bữa tiệc thì bạn cần một khung kịch bản chương trình. Khung chương trình của một bữa tiệc hội nghị phải chú trọng yếu tố tiết kiệm thời gian và mang lại quả cao. Thông thường một khung chương trình hội nghị sẽ bao gồm các nội dung sau:

Khách hàng đến tham dự sự kiện sẽ check-in tại khu vực background. Sau đó khách mời có thể tham gia các đoạn phỏng vấn ngắn cùng với doanh nghiệp. Nên tận dụng những đoạn tư liệu này để sử dụng cho việc truyền thông sau này.

Phục vụ những món ăn nhẹ để khách hàng giao lưu cùng doanh nghiệp trước khi diễn ra hội nghị, sau đó là những món ngọt/mặn tùy theo khẩu vị/chủ đề của bữa tiệc để khách hàng có thể thưởng thức trong lúc giải lao.

Tiến hành khai mạc hội nghị. Đại diện của doanh nghiệp sẽ phát biểu và tuyên bố những mục tiêu cần thiết. Sau đó nói lời cảm ơn và chính thức để chương trình bắt đầu.

Bước tiếp theo tùy thuộc vào nội dung của từng doanh nghiệp mà có sự thay đổi khác nhau. Có thể là công bố số liệu đạt được hoặc tuyên dương những thành tích/cá nhân xuất sắc.

Tiếp đến, tiệc hội nghị sẽ bắt đầu trao thưởng/trao quà cho những khách hàng có đóng góp cho quá trình phát triển của doanh nghiệp và đã gắn bó xuyên suốt trong thời gian qua.

Tùy thuộc vào thời lượng của buổi tiệc mà doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các hạng mục khác như các trò chơi, quay số, bốc thăm,...

Chương trình văn nghệ là một phần không thể thiếu để giữ bầu không khí náo nhiệt, vui tươi và để khách hàng thoải mái thưởng thức những món nhẹ/mặn.

4. Các bước tổ chức tiệc hội nghị khách hàng dạng Tea break

Tiệc Tea break là dạng tiệc rất được ưa thích trong thời điểm hiện tại vì sự tiện lợi, gọn gàng và phù hợp với khẩu vị của nhiều khách mời. Đây là sự lựa chọn thiết thực vì phù hợp với mức kinh phí của nhiều doanh nghiệp. nếu có mức đầu tư tốt và số lượng khách mời đông thì bạn có thể cân nhắc chuyển sang tiệc mặn.

Bước 1: Đầu tiên bạn cần nắm rõ số lượng khách mời để lựa chọn thực đơn phù hợp nhất. Hãy ước chừng khoảng 90% khách được mời sẽ đến tham dự trong một sự kiện có tầm quan trọng như thế này. Tiếp theo hãy so sánh ngân sách và số lượng khách mời, từ đó bạn sẽ có quyết định đúng đắn.

Bước 2: Tìm đơn vị tổ chức tiệc hội nghị có nhiều kinh nghiệm, không gian thoáng, thực đơn ngon, có ưu đãi tốt. Đây là bước vô cùng quan trọng vì nếu chọn đúng đơn vị tổ chức tiệc hội nghị khách hàng sang trọng, chuyên nghiệp thì quá trình diễn ra buổi tiệc sẽ thành công rực rỡ.

Bước 3: Trao đổi cùng đơn vị tổ chức tiệc để chọn ra menu ngon, giá thành hợp lý và phù hợp với phong cách của buổi tiệc. Hãy xem xét kỹ các gói thực đơn và số lượng món ăn để chắc chắn rằng thực khách khi tham dự tiệc đều sẽ có thể thưởng thức trọn vẹn. Một số các món chính luôn có trong bữa tiệc Tea break hội nghị bao gồm: bánh ngọt, trái cây tươi, nước uống như sinh tố hoa quả, rượu vang, cafe, chè các loại, thạch yaourt trái cây,...

Bước 4: Chốt hợp đồng với đơn vị tổ chức tiệc, thống nhất thời gian, địa điểm diễn ra buổi tiệc và những dịch vụ kèm theo.

Bước 5: Chọn nhân sự tin cậy để làm việc và chịu trách nhiệm với đơn vị tổ chức tiệc nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

5. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức tiệc hội nghị khách hàng

Với một sự kiện tầm cỡ như hội nghị khách hàng thì bạn cần lưu ý thật kỹ một số điều để không mắc phải những sai sót không đáng có.

Hãy thống kê chính xác số lượng khách hàng để không gặp phải tình trạng chen lấn, dư hoặc thiếu chỗ ngồi, thực đơn dư thừa quá nhiều hoặc không đủ để mọi người cùng thưởng thức. Nghiên cứu kỹ lưỡng nội dung chương trình để tạo được dấu ấn riêng của doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Một chương trình đặc sắc sẽ quyết định thành công của cả buổi tiệc.

Chọn lựa những tiết mục văn nghệ phù hợp, những trò chơi giao lưu gắn kết để tạo không khí thoải mái, dễ dàng thu hút khách hàng nhớ đến doanh nghiệp nhiều hơn. Sử dụng nguồn nhân lực chuẩn chỉ để khách hàng khi đến dự tiệc sẽ được hướng dẫn đầy đủ, phục vụ tận tình và được hỗ trợ khi cần thiết.

Tùy theo ngân sách mà bạn có thể cân nhắc tổ chức thêm tiệc mặn sau khi kết thúc chương trình chính. Một bữa tiệc nếu có cả mặn lẫn ngọt thì sẽ thêm phần phong phú và làm hài lòng khách hàng nhiều hơn.

6. Tiêu chí lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc hội nghị khách hàng

Dưới đây là những yếu tố cần thiết để bạn củng cố thêm quyết định của mình khi chọn lựa đơn vị tổ chức tiệc hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp của mình.

Tìm đơn vị tổ chức đã có kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện hội nghị khách hàng. Bạn sẽ nhận thấy sự chuyên nghiệp của họ trong quá trình tổ chức và có đánh giá khách quan nhất.

Thực đơn phong phú, đa dạng, hợp với phong cách của buổi tiệc. Có nhiều ưu đãi phù hợp với ngân sách của buổi tiệc và đảm bảo được chất lượng. Bố cục trình bày của không gian tiệc đẹp mắt, nhân viên phục vụ nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.

Hi vọng những nội dung trên đây sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm trong việc tổ chức tiệc hội nghị khách hàng. Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức những sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp thì Đại Hỷ chính là sự lựa chọn tốt nhất. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức tiệc và hội nghị, Đại Hỷ tự hào mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng và không ngừng phát triển để mang lại dịch vụ chất lượng nhất.