CHECKLIST NHỮNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN THÀNH CÔNG

Tiệc tất niên cuối năm hay Year End Party là sự kiện có ý nghĩa quan trọng với hầu hết doanh nghiệp lớn nhỏ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có kinh nghiệm tổ chức được bữa tiệc thành công, trọn vẹn. Bài viết dưới đây của Đại Hỷ sẽ làm rõ ý nghĩa và điểm qua checklist cần chuẩn bị để tổ chức tiệc tất niên cuối năm. Cùng theo dõi nhé!

Ý nghĩa quan trọng của tiệc tất niên cuối năm

Tiệc tất niên cuối năm không đơn giản chỉ là một bữa tiệc, ăn tối thân mật với những hoạt động quen thuộc, mà còn ẩn chứa nhiều ý nghĩa ở nhiều khía cạnh. Tiêu biểu như:

• Tổng kết hoạt động và cùng nhìn lại chặng đường một năm đã qua: Nhìn lại những gì đã làm được, những gì chưa làm được và đúc kết kinh nghiệm, đưa ra phương pháp, định hướng cho năm tiếp theo.
• Là dịp để tri ân các cá nhân, tập thể có hoạt động nổi bật trong năm vừa qua, là dịp để toàn thể nhân viên có cơ hội giải tỏa những căng thẳng, áp lực, cùng ngồi lại thân mật với nhau.
• Là cơ hội tốt để gắn kết nội bộ công ty, xóa bỏ khoảng cách giữa các phòng ban, xây dựng một tập thể vững mạnh, đồng lòng. Cũng là dịp để chia sẻ, giao lưu, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, đối tác.
• Về khía cạnh truyền thông, tiệc tất niên cuối năm còn là sự kiện để lan tỏa hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng, tạo dựng niềm tin đối với những đối tác, khách hàng tiềm năng.

Cần chuẩn bị những gì để tổ chức tiệc tất niên cuối năm?

Cần chuẩn bị những gì để tổ chức tiệc tất niên cuối năm? Đây là nỗi băn khoăn của không ít doanh nghiệp lớn nhỏ. Không có một quy chuẩn nhất định nào, mà còn tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp, đặc điểm khách mời, quy mô chương trình. Song, dưới đây là những checklist cơ bản không thể thiếu, cùng tham khảo nhé!

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cuối năm chi tiết

Bất cứ một sự kiện nào muốn thành công đều cần có kế hoạch tổ chức chi tiết. Vậy kế hoạch là gì? Hãy trả lời những câu hỏi sau để hình dung và bắt đầu xây dựng được kế hoạch tiệc tất niên cuối năm cho doanh nghiệp mình:

• Tổ chức tiệc tất niên cuối năm ở đâu?
• Khi nào sẽ diễn ra tiệc tất niên?
• Khách mời của bữa tiệc gồm những ai? Khi nào sẽ gửi thư mời? Gửi thư mời bằng cách nào? Ai sẽ gửi?
• Bữa tiệc gồm những phần nội dung gì? Do ai đảm nhiệm?
• Cần mua, thuê những gì? Ai là người mua?
• Tổng chi phí để tổ chức tiệc tất niên là bao nhiêu? Ngân sách đặt ra có đảm bảo không?
• Nếu bữa tiệc bất ngờ xảy ra sự cố, có phương án dự phòng nào không?

Ý tưởng setup không gian tiệc tất niên cuối năm

Ý tưởng là linh hồn, là điểm nhấn để tiệc tất niên tạo được ấn tượng trong lòng khách mời tham dự, mang lại những cảm xúc trọn vẹn nhất. Tùy vào mục đích, chủ đề mà doanh nghiệp lựa chọn, sẽ có ý tưởng tổ chức khác nhau với tone màu hoặc hình ảnh chủ đạo riêng. Từ đó, việc bố trí, chuẩn bị trang trí cũng sẽ khác nhau.

Vì vậy, việc quan trọng không thể bỏ qua trước khi tổ chức tiệc tất niên cuối năm chính là xác định ý tưởng tổ chức bữa tiệc. Tổ chức trong nhà hay ngoài trời? Sang trọng hay ấm cúng? Đơn giản hay cầu kì? Truyền thống hay hiện đại?

Thực đơn và danh sách khách mời

Xác định khách mời giúp doanh nghiệp nhìn rõ được quy mô bữa tiệc, từ đó các khâu chuẩn bị khác cũng phù hợp và dễ dàng hơn. Thông thường khách mời tiệc tất niên cuối năm gồm toàn thể nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết.

Từ danh sách khách mời đã có cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lựa chọn thực đơn tiệc phù hợp với số lượng, ngân sách. Nên lựa chọn thực đơn phù hợp đa số khẩu vị và cần đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm.

Danh sách quà tặng cá nhân và tập thể

Là dịp để tri ân, vinh danh những cá nhân, tập thể xuất sắc, do vậy không thể thiếu phần chuẩn bị quà tặng. Doanh nghiệp chuẩn bị quà tặng theo danh sách khen thưởng để đảm bảo không bỏ sót. Món quà cần phù hợp với đối tượng và thể hiện được sự trân trọng đối với người nhận.

Xác định MC tiệc tất niên cuối năm

MC hay người dẫn chương trình là người kết nối trong toàn bộ bữa tiệc, điều khiển sân khấu và dẫn dắt cảm xúc của khách mời. Do đó, việc lựa chọn MC phù hợp cũng là điều doanh nghiệp cần lưu ý tỉ mỉ.

Lập kế hoạch và chi phí dự phòng

Mọi sự kiện kể cả tiệc tất niên đều sẽ có những phát sinh chi phí và rủi ro bất ngờ không lường trước được. Có thể kể đến như vấn đề thời tiết, âm thanh, ánh sáng, không gian tổ chức, sự cố điện,… Do vậy, để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ nhất, doanh nghiệp nên có phương án và khoản chi phí dự phòng.

Như vậy, bài viết trên đã điểm qua chi tiết ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm, đồng thời chia sẻ checklist cần chuẩn bị để công tác tổ chức được thành công như ý.

------------------------- ❃ --------------------------