KINH NGHIỆM TỔ CHỨC TIỆC HỘI NGHỊ SANG TRỌNG VÀ TIẾT KIỆM

Tiệc hội nghị là một phần không thể thiếu của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Vì tầm quan trọng của buổi tiệc này nên việc chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời có thể tiết kiệm chính là yếu tố được quan tâm nhất. Trong bài viết này Đại Hỷ sẽ chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức tiệc hội nghị một cách hiệu quả nhất.

1. Tiệc hội nghị công ty, tiệc đào tạo quy mô lớn

Tiệc đào tạo & hội nghị công ty là một sự kiện hết sức thiết thực. Những buổi tiệc hội nghị quan trọng như hội nghị cổ đông, hội nghị giao lưu khách hàng, hội nghị các nhà đầu tư cần được tổ chức chỉn chu để mang lại hiệu quả đúng với mục đích mà doanh nghiệp mong muốn. Tiệc đào tạo & hội nghị không chỉ là một bữa tiệc thông thường mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty và lấy được điểm cộng của khách hàng hoặc từ phía đối tác. Tiệc đào tạo - hội nghị tại công ty là bữa tiệc có tính chất sang trọng, chuyên nghiệp nên mọi khâu từ chuẩn bị cho đến phục vụ đều phải chuyên nghiệp.

Hiệu quả khi tổ chức tiệc hội nghị, tiệc đào tạo

Nếu doanh nghiệp có một buổi tiệc hội nghị thành công thì những lợi ích sau này đạt được là vô cùng lớn. Không những có thể thúc đẩy quá trình hợp tác với đối tác hoặc nhận được sự ủng hộ của khách hàng mà với những tiệc đào tạo thì chất lượng nhân sự cũng sẽ được tăng đáng kể.

Mỗi hội nghị lại có một mục đích riêng nhưng đánh giá chung đều mang mục tiêu phát triển doanh triển ngày càng lớn mạnh và nhận được đánh giá cao từ phía truyền thông. Vì lý do đó mà tiệc hội nghị, tiệc đào tạo tại công ty cần phải được tổ chức thành công nhất có thể.

2. Các bước tổ chức tiệc hội nghị, tiệc đào tạo thành công

Sau đây là những bước quan trọng để bạn có thể tổ chức một buổi tiệc hội nghị, tiệc đào tạo vô cùng thành công. Trước hết bạn cần phải nắm chắc những thông tin cần thiết để lên hạng mục nội dung, thực hiện các bước cẩn thận, hãy cùng tìm hiểu nhé.

Bước 1: Trước tiên bạn cần chú ý đến quy mô của chương trình để tổ chức cho thật phù hợp. Hãy chú ý những yếu tố: thời gian tổ chức, số lượng người tham dự, ngân sách tổ chức chương trình. Ngân sách của bạn chính là mức đầu tư quyết định quy mô của bữa tiệc. Hãy đầu tư cẩn thận và lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc đáng tin cậy.

Bước 2: Tiếp theo hãy sử dụng các kênh truyền thông để triển khai thông tin trước sự kiện nhằm thu hút khách tham dự cũng như lên danh sách khách mời chính xác nhất, triển khai các dạng thư mời và bài viết trên mạng xã hội. Việc này là cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty và để khách mời nắm rõ thời gian diễn ra buổi tiệc, có sự chuẩn bị tốt và phù hợp.

Bước 3: Một sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ nếu như thiếu đi kịch bản chương trình. Hãy tạo khung kịch bản chương trình để quán triệt được nội dung và đường dây chương trình trong suốt bữa tiệc. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm lên kịch bản chương trình thì có thể nhờ đơn vị tổ chức tiệc thực hiện giúp bạn. Đơn vị tổ chức tiệc có nhiều năm kinh nghiệm sẽ có kịch bản xuất sắc để bữa tiệc của bạn thêm thành công.

Bước 4: Bước tiếp theo để hoàn thiện bữa tiệc chính là lựa chọn thực đơn.Khi có thực đơn ngon miệng và hợp khẩu vị thì khách tham dữ sẽ thoải mái hơn vì đây là khoảng thời gian tất cả mọi người sẽ giao lưu, trao đổi các câu chuyện xoay quanh chương trình đào tạo, hội nghị cùng nhau. Chất lượng của thực đơn là yếu tố quan trọng quyết định dấu ấn để lại trong lòng những người tham gia. Sau khi dùng tiệc khách mời sẽ có ấn tượng tốt và khó phai hơn về bữa tiệc, thể hiện đúng tính chất chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Bước 5: Phân công nhân sự quản lý và tổ chức sự kiện để chương trình diễn ra thuận lợi nhất. Nếu không thể điều phối đủ nhân sự cho bữa tiệc thì bạn hãy sử dụng nguồn nhân sự của đơn vị tổ chức tiệc. Chất lượng nhân sự của họ chắc chắn sẽ nhỉnh hơn và mang lại trải nghiệm tốt hơn từ khâu chuẩn bị cho đến phục vụ và dọn dẹp.

3. Một số lưu ý mà bạn không nên bỏ qua khi tổ chức tiệc hội nghị - tiệc đào tạo

Để tránh được những sai sót trong buổi tiệc, bạn cần có những lưu ý hết sức quan trọng. Đại Hỷ sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị kỹ càng nhất mà không phải lo lắng quá nhiều.

Đừng để số lượng khách mời được lên danh sách có sự chênh lệch quá nhiều. Khi chốt danh sách số khách mời thì bạn nên ước chừng số lượng người đến tham dự bữa tiệc sẽ ít đi khoảng 10% tổng số người dự kiến ban đầu.

Để tạo thêm không khí và giữ chân khách tham dự những bữa tiệc hội nghị - tiệc đào tạo, chủ tiệc cũng nên tạo những trò chơi như quay số trúng thưởng hoặc những trò chơi nhẹ nhàng gắn kết mọi người với nhau để tránh những khách tham dự bỏ về giữa giờ.

Cân nhắc lựa chọn không gian phù hợp với quy mô bữa tiệc để khi diễn ra tiệc thì cả chương trình không bị loãng và giảm chất lượng. Hãy chọn không gian sang trọng, đủ rộng rãi, thuận tiện cho việc di chuyển của các khách tham dự và đặc biệt là không gian phải phù hợp với những yêu cầu phụ mà chủ tiệc cần trong khi diễn ra sự kiện, tiệc.

4. Những bước chuẩn bị để có một bữa tiệc hội nghị - tiệc đào tạo tốt nhất

Bước 1: Hãy nhớ kỹ những khâu chuẩn bị tốt nhất cho bữa tiệc trong sự kiện đào tạo - hội nghị của công ty. Bạn cần có được chính xác ngân sách tổ chức để lựa chọn thực đơn phù hợp với số lượng khách tham dự và hầu hết các khoản chi phí cơ bản.

Bước 2: Liên hệ với đơn vị tổ chức tiệc đào tạo - hội nghị để chọn thực đơn, không gian phù hợp với các tiêu chí đặt ra. Ở bước này, bạn nên lựa chọn thực đơn gồm những món ăn phù hợp với khẩu vị của đại đa số thực khách. Ban tổ chức cũng cần bàn bạc, trao đổi kỹ với đơn vị tổ chức tiệc về thời gian bữa tiệc diễn ra cũng như địa điểm chính xác để tránh những sai sót không cần thiết.

Bước 3: Thống nhất loại hình tiệc với đơn vị tổ chức tiệc và chuẩn bị thêm những dụng cụ cần thiết cho thực khách khi tham dự buổi tiệc để tránh trường hợp thiếu dụng cụ ăn uống hoặc những dụng cụ cần thiết khác.

Bước 4: Trao đổi trước về không gian trình bày tiệc đào tạo - hội nghị tại không gian tổ chức để tránh mất thêm thời gian trao đổi và những vấn đề phát sinh khác vào ngày chương trình diễn ra.

5. Những tiêu chí để lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc hội nghị - tiệc đào tạo

Cần có những tiêu chí hết sức quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc để công ty bạn có thể tối ưu chi phí tổ chức cũng như tạo nên sự thành công, để lại ấn tượng trong lòng khách mời. Tiêu chí đầu tiên phải kể đến đó là đơn vị tổ chức tiệc có độ uy tín, chất lượng và có nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức tiệc hội nghị công ty.

Tiêu chí thứ 2 là đơn vị tổ chức tiệc có các ưu đãi hỗ trợ, thực đơn phù hợp với kinh phí để công ty của bạn có thể tiết kiệm tối đa mà vẫn đạt được hiệu quả. Tiêu chí thứ 3 vô cùng quan trọng chính là chất lượng món ăn của đơn vị tổ chức tiệc phải ngon, phong phú, nguyên liệu tươi mới.

Cuối cùng chính là đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, cung cách phục vụ chuyên nghiệp và nhanh nhẹn trong mọi tình huống.

Với những thông tin trên thì hi vọng bạn sẽ có thể lên kế hoạch tổ chức tiệc hội nghị - tiệc đào tạo một cách thành công nhất. Đại Hỷ cũng chính là một trong những đơn vị tổ chức tiệc hội nghị được đánh giá cao nhất hiện nay. Với nhiều năm kinh nghiệm và gặt hái thành công từ việc tổ chức thành công rất nhiều tiệc hội nghị - tiệc đào tạo, Đại Hỷ tự hào sẽ mang đến trải nghiệm tốt nhất khi bạn lựa chọn chúng tôi.