QUY TRÌNH TỔ CHỨC TIỆC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CHUẨN CHỈ

Để tổ chức thành công buổi hội nghị quan trọng, bạn cần phải nắm rõ khái niệm cũng như những quy trình thực hiện. Bài viết dưới đây của Đại Hỷ sẽ tổng hợp tất tần tật những vấn đề xoay quanh về hội nghị cho khách hàng. Hãy cùng tham khảo nhé.

1. Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị tri ân khách hàng có tên tiếng anh là Customer Conference và thường được tổ chức vào giữa năm hoặc cuối năm. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng còn được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như họp mặt, lễ kỷ niệm, lễ tri ân, hội nghị vinh danh,... Tuy được dùng với tên gọi nào đi nữa thì buổi lễ này chính là hình thức quan trọng để gửi lời tri ân đến những khách hàng thân thiết, quảng bá những sản phẩm, dịch vụ của công ty. Đồng thời thông qua hội nghị, doanh nghiệp còn có thể thăm dò ý kiến khách hàng để có những định hướng cho quá trình hoạt động, phát triển kinh doanh. Từ đó, tạo điều kiện để doanh nghiệp thể hiện văn hoá hoạt động, tầm nhìn sứ mệnh, gia tăng mối quan hệ gắn kết với khách hàng cũ cũng như thu hút những khách hàng mới để tăng cường sức cạnh tranh.

2. Ý nghĩa của hội nghị khách hàng

2.1. Đối với phía doanh nghiệp

Như đã đề cập ở trên, tổ chức sự kiện tri ân khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi lời tri ân sâu sắc đến những khách hàng đã cùng đồng hành và tin tưởng công ty trong suốt thời gian qua. Đây là việc vô cùng ý nghĩa vì giúp công ty có thể giữ được sợi dây kết nối mật thiết với khách hàng của mình. Không những thế, hội nghị cho khách hàng còn tạo cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và thiết lập những mối quan hệ mới với khách hàng tiềm năng, từ đó có thể mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai. Chưa dừng lại ở đó, hội nghị còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, định hình phong cách và nét đặc trưng riêng biệt của công ty.

2.2. Đối với khách hàng

Bên cạnh những ý nghĩa đặc biệt mà hội nghị mang đến cho doanh nghiệp, đây còn là sự kiện đem lại những giá trị tuyệt vời cho khách hàng. Bởi đây chính là dịp để khách hàng có thể tiếp cận về quy trình, cách thức mà doanh nghiệp đó đã tạo ra sản phẩm, dịch vụ bấy lâu nay họ vẫn thường sử dụng. Ngoài ra, khi tham dự, khách hàng còn có thể biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác, xây dựng niềm tin vững chắc, có cơ hội nhận được những món quà tri ân, voucher giảm giá,...

3. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Với vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị mang đến thì quy trình tổ chức cần phải được thực hiện chu đáo, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và thu hút khách mời. Dưới đây là những bước để tổ chức hội nghị dành cho khách hàng, hãy cùng tham khảo nhé!

3.1. Lên danh sách khách mời

Sự kiện nào cũng thế, việc lên danh sách khách mời luôn là điều cần thiết và nên được ưu tiên thực hiện ngay từ ban đầu. Theo đó, bạn cần phải xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tri ân khách hàng của mình. Bên cạnh những vị khách chính như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp, các đối tác thì bạn cũng cần mời giới truyền thông để xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Việc xác định lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp có được kế hoạch đón tiếp trọn vẹn, chu đáo, dễ dàng tìm kiếm sảnh tiệc tổ chức phù hợp từ đó góp phần tạo thành công cho sự kiện.

3.2. Xác định thời gian tổ chức

Xác định thời gian cũng là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Theo đó, doanh nghiệp cần chọn thời điểm để tổ chức vào lúc đa số mọi người thảnh thời, có nhiều thời gian để tham dự hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp thường chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h - 16h chiều để tổ chức sự kiện. Đây là khoảng thời gian được đánh giá tỷ lệ khách mời tham dự rất cao.

3.3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị

Không gian chính là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho hội nghị. Bên cạnh việc lựa chọn một địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển thì doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những trung tâm có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng. Đến với những trung tâm tổ chức chuyên nghiệp, có nhiều sảnh tiệc thì bạn sẽ dễ dàng chọn sảnh phù hợp với lượng khách mời của mình. Ngoài ra khi tham khảo sảnh bạn cũng cần chú ý đến trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm đó nữa nhé.

3.4. Xây dựng kịch bản tổ chức

Để buổi hội nghị được diễn ra trọn vẹn và suôn sẻ điều cơ bản và cần thiết nhất bạn cần làm đó là xây dựng một kịch bản rõ ràng, chi tiết. Một kịch bản được lên cụ thể sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh nó hiệu quả.

Để xây dựng một kịch bản hoàn thiện và đặc sắc bạn cần phải xác định mục tiêu của sự kiện để từ đó có thể đưa ra chủ đề (concept) cho hội nghị. Và những yếu tố như thiệp mời, thiệp cảm ơn, quà tặng, sân khấu, backdrop, banners,...  sẽ được thiết kế đồng điều theo một chủ đề nhất định như vậy. Với sự đồng bộ này chắc chắn sẽ để lại nhiều dấu ấn đậm nét hơn trong lòng khách mời. Ngoài ra, bạn nên hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng những năm trước, không lặp lại những ý tưởng cũ để tránh đi theo lối mòn gây nhàm chán cho khách mời. Trong kịch bản, bạn cần tạo những khoảnh khắc quan trọng (key moment) để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Hãy nhớ rằng nó phải thật sự đặc sắc, tuân theo đúng chủ đề của sự kiện và tính khả thi cao. Ngoài ra, bạn không nên quá lạm dụng nhiều key moment vì khi buổi tiệc xuất hiện quá nhiều khoảnh khắc quan trọng sẽ không còn điểm nổi bật, thu hút nữa.

Trong bản kế hoạch này bạn cũng nên triển khai và phân công công việc cho từng đội, ban và cá nhân cụ thể. Đừng quên kèm theo thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành để dễ dàng theo dõi, kiểm tra. Mọi thứ phải đảm bảo được hoàn thành trước ngày tổ chức từ 1 - 2 ngày để nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào, doanh nghiệp có thể kịp thời ứng phó.

4. Các bước trong tổ chức hội nghị khách hàng

Vào ngày diễn ra hội nghị, sự kiện sẽ được tổ chức theo những nội dung chính sau đây:

4.1. Đón khách

Đây là bước đầu thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của doanh nghiệp, phần nào khẳng định sự đẳng cấp của sự kiện. Vì vậy, hãy phân công nhóm lễ tân để thực hiện việc tiếp đón khách mời. Bạn cần xác định rõ về tác phong, trình tự check in để đội lễ tân nắm rõ. Hoặc bạn cũng có thể thuê đội ngũ nhân sự đảm nhận trách nhiệm lễ tân để mọi thứ được diễn ra chuyên nghiệp.

4.2. Hướng dẫn khách vào bàn

Sau khi đón khách ở sảnh chờ, doanh nghiệp nên phân công người dẫn dắt khách vào bàn để tránh sự lộn xộn cũng như thể hiện sự chu đáo. Lưu ý rằng nếu khu vực khách VIP không đến đủ, bạn nên linh hoạt sắp xếp khách mời khác lên vị trí trống để không gian không bị rời rạc, mất kết nối nhé.

4.3. Quá trình diễn ra sự kiện

Lúc này sẽ là lúc để ban lãnh đạo lên phát biểu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, gửi lời tri ân và trao quà tặng cho khách mời. Sau cùng sẽ là phần khui champagne để khai tiệc.

4.4. Đãi tiệc

Tuỳ thuộc và ngân sách để doanh nghiệp chọn thực đơn phù hợp nhất. Lưu ý rằng các món ăn không chỉ đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, hương vị mà còn phải đầy đủ dinh dưỡng và hợp khẩu vị của đa số khách mời. Doanh nghiệp nên lồng ghép vào những tiết mục ca nhạc đặc sắc để khiến buổi tiệc thêm phần sôi động nhé.

4.5. Gameshow, tổ chức bốc thăm trúng thưởng

Có thể nói đây chính là phần được nhiều khách mời hào hứng nhất. Bạn nên chọn những phần quà là sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc có sự liên quan để nhằm mục đích quảng bá. Bên cạnh đó, nên chọn những MC chuyên nghiệp, linh hoạt trong cách thức tổ chức, có chất giọng khỏe khoắn, pha chút dí dỏm để có thể hoạt náo không khí cho sự kiện.

4.6. Tiễn khách

Cũng như phần đón khách, tiễn khách cũng phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Chỉ có một phần khác biệt đó là doanh nghiệp sẽ chuẩn bị thêm những phần quà để trao tặng mỗi vị khách mời và niềm nở tiễn khách ra về.

Đại Hỷ Hospitality luôn sẵn sàng phục vụ quý công ty với những sự kiện quan trọng. Với trang thiết bị hiện đại cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Đại Hỷ sẽ mang lại trải nghiệm tuyệt vời từ khâu đón tiếp cho đến từng chi tiết phục vụ và chăm sóc khách hàng. Lên kế hoạch ngay thôi và để Đại Hỷ được đồng hành cùng bạn trong các sự kiện ý nghĩa nhé.

------------------------- ❃ --------------------------