SOẠN KỊCH BẢN CHO HỘI NGHỊ HỘI THẢO CHI TIẾT MÀ BẠN NÊN BIẾT

Để có được một buổi hội nghị hội thảo thành công thì không thể nào thiếu đi phần kịch bản, Nhưng để xây dựng kịch bản hội nghị hội thảo sao cho chỉn chu và đầy đủ nhất thì ắt hẳn không phải ai cũng có thể làm được. Sau đây Đại Hỷ xin phép gợi ý cho bạn một số ví dụ về kịch bản hội nghị hội thảo để cùng nhau sáng tạo và tổ chức một buổi hội nghị hội thảo hiệu quả nhé.

Xác định nội dung và kịch bản cho kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị

Sau đây là một ví dụ về nội dung của sự kiện hội nghị hội thảo

Lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp cho sự kiện.

Xác định địa điểm tổ chức hội thảo và hội nghị bao gồm:

Việc xác định địa điểm tổ chức hội nghị hoặc hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Để chọn được địa điểm phù hợp, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau đây:

Sức chứa: Địa điểm phải đủ sức chứa cho số lượng khách mời tham gia. Bạn cần tính toán kỹ lưỡng số lượng khách mời để không gặp các vấn đề như quá chật hoặc quá rộng gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Địa điểm: Vị trí của địa điểm phải thuận tiện cho khách mời đến tham gia. Nếu sự kiện được tổ chức trong thành phố, nên chọn địa điểm nằm gần các trung tâm hoặc nơi dễ dàng di chuyển.

Tiện nghi: Địa điểm phải đáp ứng các tiện nghi như phòng họp riêng tư, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng và mạng internet mạnh để đảm bảo sự suôn sẻ cho quá trình tổ chức.

Ngân sách: Địa điểm phải phù hợp với ngân sách được phân bổ cho sự kiện. Bạn nên xem xét báo giá của các địa điểm khác nhau để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị bao gồm:

Thời điểm thuận lợi: Nên chọn thời điểm nằm trong khoảng thời gian thuận lợi cho đối tượng khách mời tham gia, chẳng hạn như không trùng với các ngày lễ, kỳ nghỉ, hay các sự kiện quan trọng khác.

Thời lượng sự kiện: Phải cân nhắc thời lượng sự kiện sao cho phù hợp với nội dung và số lượng khách mời tham gia. Nếu sự kiện quá dài, người tham gia có thể cảm thấy mệt mỏi và mất tập trung.

Thời tiết: Nếu tổ chức hội nghị hội thảo ở không gian ngoài trời, cần thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết và có các biện pháp dự phòng để tránh những tình huống không mong muốn.

Ngân sách: Thời điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cũng liên quan đến ngân sách phát sinh. Nếu tổ chức vào các mùa cao điểm, chi phí cho địa điểm, thiết bị và dịch vụ có thể tăng lên.

Lập danh sách khách mời và quyết định số lượng người tham dự.

Quyết định số lượng người tham dự phù hợp với mục đích của sự kiện cũng như đảm bảo rằng không quá chật chội hoặc quá vắng khách. Khi lập danh sách khách mời cũng cần phải cẩn thận và đầy đủ. Nội dung bao gồm: thông tin liên hệ và thông tin cần thiết khác (email, tài khoản mạng xã hội,..) để đảm bảo việc liên lạc và quá trình đăng ký tham dự diễn ra thuận lợi.

Tính toán kinh phí tổ chức và lập kế hoạch chi tiêu.

Để tính toán kinh phí tổ chức sự kiện, cần xác định các chi phí cần thiết để thực hiện sự kiện, bao gồm:

Chi phí cho địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo: Gồm tiền thuê khách sạn, trang trí, âm thanh ánh sáng, thiết bị hỗ trợ sự kiện.

Chi phí cho khách mời: Bao gồm tiền thiệp mời, quà tặng, tiền vé (nếu có).

Chi phí quảng cáo và truyền thông: Các chi phí cho việc in ấn thư mời, tài liệu sự kiện, thiết kế poster, banner.

Chi phí phát triển nội dung sự kiện: Bao gồm tiền thuê diễn giả, MC, ban nhạc, ca sĩ, nghệ sĩ, tiền chương trình nghệ thuật.

Chi phí ăn uống và tiệc: Dịch vụ ăn uống, nước uống, phục vụ.

Chi phí khác: Các chi phí phát sinh khác như tiền thuê xe cho khách mời, tiền lưu trú (nếu có), tiền thuê ekip tổ chức sự kiện.

Sau khi tính toán chi phí cần thiết, bạn có thể lập kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng khoản chi phí. Điều này giúp bạn đảm bảo sự kiện diễn ra được suôn sẻ và đạt được mục tiêu của mình mà không vượt quá ngân sách được đưa ra.

Đại Hỷ Hospitality luôn sẵn sàng phục vụ quý công ty trong những sự kiện quan trọng. Với trang thiết bị hiện đại cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Đại Hỷ sẽ mang lại trải nghiệm tuyệt vời từ khâu đón tiếp cho đến từng chi tiết phục vụ và chăm sóc khách hàng. Lên kế hoạch ngay thôi và để Đại Hỷ được đồng hành cùng quý công ty trong các sự kiện ý nghĩa nhé.

------------------------- ❃ --------------------------