TỔ CHỨC HỘI NGHỊ THÀNH CÔNG DẪN ĐẦU XU THẾ - NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP
Bạn đang lên kế hoạch để chuẩn bị cho một buổi hội nghị quan trọng của công ty và chưa biết nên làm thế nào để thu xếp chúng một cách ổn thỏa. Đừng lo lắng, 12 bước tổ chức hội nghị đầy đủ từ A-Z dưới đây sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công hoàn hảo.
1. Nắm rõ các yêu cầu về hội nghị, hội thảo từ cấp trên
Trước khi nói đến việc nên tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào thì công việc đầu tiên của bạn chính là nắm rõ những yêu cầu về sự kiện từ ban lãnh đạo. Hãy xác định sự kiện này được mở ra nhằm mục đích gì? Và nó mang lại những lợi ích gì cho công ty. Dựa vào những thông tin đó, bạn có thể xác định được mục tiêu của sự kiện, từ đó dễ dàng thiết lập kế hoạch và chuẩn bị tốt cho sự kiện hơn.
Một số câu hỏi để bạn có thể nắm rõ yêu cầu từ ban lãnh đạo tốt hơn có thể kể đến như:
- Đối tượng, Khách mời, Khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
- Khi nào sự kiện được diễn ra?
- Sẽ có bao nhiêu khách mời tham dự?
- Chi phí được cấp để tổ chức hội thảo là bao nhiêu?
2. Xác định chủ đề và nội dung buổi hội thảo hướng đến
Sau khi đã nắm vững các yêu cầu của hội nghị, hãy xác định chủ đề cụ thể mà hội thảo muốn hướng đến. Giai đoạn này hãy tham khảo thật nhiều nguồn từ các công cụ tìm kiếm, từ mạng xã hội để có được ý tưởng tốt hơn. Một số chủ đề cho hội thảo thường thấy như:
- Lễ tri ân khách hàng
- Lễ ra mắt sản phẩm
- Lễ tổng kết năm
- Lễ trao giải
- Lễ vinh danh
- Hội nghị khoa học
- Hội nghị công ty cuối năm
- Hội thảo tổng kết tình hình kinh doanh
- Hội nghị khách hàng,...
Sau khi đã xác định hướng đi của sự kiện, đây chính là lúc bạn lên những nội dung cụ thể cho hội nghị.
3. Xác định concept hội thảo
Khi đã có mục đích, nội dung và chủ đề cụ thể của sự kiện, hãy lựa chọn những concept tổ chức sao cho phù hợp với phong cách cũng như mong muốn của công ty. Và đừng nghĩ rằng hội nghị là nhàm chán vì bạn hoàn toàn có thể khiến chúng trở nên thú vị nếu biết cách lựa chọn concept đấy.
Lấy ví dụ: Nếu bạn cần tổ chức một buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới. Bạn có thể lựa chọn concept hội nghị kết hợp với triển lãm sản phẩm. Trong triển lãm, bạn không chỉ giới thiệu được những sản phẩm mới sắp được ra mắt mà còn có thể trưng bày các sản phẩm trước đây. Từ đó, tạo sự thu hút cho khách hàng và nếu may mắn có thể chốt sale cả sản phẩm mới lẫn cũ. Thông qua đó, các giá trị, cũng như hành trình doanh nghiệp bạn có thể được quảng bá rộng rãi với các khách mời.
Ngoài ra, bạn cũng có thể lên ý tưởng kết hợp các buổi hội nghị với các bữa tiệc như:
- Hội nghị kết hợp Tiệc Tất Niên.
- Hội nghị kết hợp Year End Party.
- Hội nghị kết hợp Tiệc Tân Niên.
- Hội nghị kết hợp Sinh Nhật Công Ty.
- Hội nghị kết hợp Lễ Tri Ân Khách Hàng
- Hội nghị kết hợp Tiệc Giáng Sinh.
- Hội nghị kết hợp với Teambuilding
- Hội nghị kết với Company Trip
- Hội nghị kết hợp Gala Dinner
- Hội nghị kết hợp với Lễ Khen Thưởng Nhân Viên,...
Tuy bước này cần nhiều thời gian để đầu tư, nghiên cứu nhưng nếu bạn có những ý tưởng tổ chức hội thảo tốt, sự kiện của bạn sẽ nắm nhiều phần thành công đấy.
4. Lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện của bạn
Kế hoạch, quy trình cụ thể cho sự kiện của bạn chính là mấu chốt quan trọng để các công đoạn sau đó được vận hành một cách trơn tru nhất. Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần đề cập đến mục đích, mục tiêu, chủ đề, nội dung và concept của buổi hội thảo. Sau đó, liệt kê tất cả các đầu việc cần làm để có một buổi hội thảo như mong muốn. Các công việc càng được liệt kê một cách cụ thể thì lúc triển khai sẽ dễ dàng và đúng tiến độ.
Ngoài ra, trong bản kế hoạch, bạn nên phân đầu việc theo từng giai đoạn thời gian để hoàn thành chúng tốt hơn.
5. Hoạch định kế hoạch dự phòng
Một sự kiện dù có hoàn hảo đến nhường nào thì cũng có thể gặp phải những sai sót hoặc tình huống bất ngờ. Khi đó, bạn cần các kế hoạch dự phòng để giải quyết vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ nhất.
Một điều cần lưu ý đó là, nếu bạn đã triển khai công việc theo kế hoạch dự phòng, hãy dành thời gian để rà soát các vấn đề về cả tiến độ lẫn chi phí để điều chỉnh sao cho phù hợp nhé!
6. Xác định tổng ngân sách tổ chức sự kiện
Mặc dù công ty đã cấp một khoảng ngân sách để bạn tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo. Tuy nhiên, nếu không biết cân đối chi phí cũng như phân chia chúng tốt, bạn có thể gặp vấn đề về hao hụt ngân sách. Ngoài ra, luôn có một khoảng chi phí dự phòng cho những sự kiện bất ngờ ập đến. Khoảng dự phòng này có thể nằm khoảng từ 5% -10% của tổng ngân sách thực hiện sự kiện.
7. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị
Để hội nghị được diễn ra hoàn hảo nhất, bạn cần chọn một không gian tổ chức hoàn hảo. Chưa kể đến, địa điểm tổ chức hội nghị này còn phải nằm ở vị trí đẹp, thuận tiện cho việc đi lại của khách mời.
Hiểu được những vấn đề đó, Đại Hỷ Garden chính là trung tâm tổ chức hội nghị lý tưởng. Với những không gian sang trọng, được trang trí tinh tế trong từng chi tiết, Đại Hỷ Garden có thể chứa từ 180 đến 2000 khách mời, tùy vào diện tích từng khán phòng.
8. Lựa chọn dịch vụ hội nghị chuyên nghiệp
Đi kèm với những kịch bản chương trình hoàn hảo là một ekip tổ chức có tâm. Đối với các doanh nghiệp, bạn có thể tận dụng các nhân viên của mình để tổ chức chương trình nếu công ty đã có kinh nghiệm trong việc này. Nhưng nếu không, bạn có thể chọn một dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo để họ thực hiện thay bạn.
9. Chuẩn bị backdrop, banner, standee cho sự kiện
Tùy vào từng chương trình, sự kiện và quy mô của chúng mà bạn có thể chọn có nên sử dụng backdrop, banner và standee hay không. Dưới đây, chúng tôi sẽ sơ lược về công dụng của chúng để bạn có cái nhìn rõ hơn nhé!
- Backdrop: Phông nền được đặt trên sân khấu. Đôi khi bạn cũng có thể đặt thêm một backdrop ở lối vào hay sảnh đón khách để khách mời có thể dễ dàng check in tại sự kiện.
- Banner: Banner là những hình ảnh, thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng, chúng có thể được treo hoặc đặt xung quanh nơi tổ chức sự kiện của bạn. Standee cũng là một dạng banner thường được đặt ở cửa vào, chứa bao quát tất cả thông tin của sự kiện.
10. Chuẩn bị tài liệu liên quan cho hội nghị
Một số hội nghị, hội thảo sẽ được tổ chức để họp về một vấn đề nào đó hoặc để quảng bá một sản phẩm mới ra mắt.Nên việc chuẩn bị tài liệu được thảo luận cũng như tài liệu về sản phẩm là một điều hết sức quan trọng. Sau khi doanh nghiệp đã thống nhất về bộ tài liệu sẽ sử dụng trong buổi hội nghị, bạn hãy rà soát lại lần cuối và mang đi kiểm tra chất lượng in ấn có đạt yêu cầu không, để chỉnh sửa kịp thời.
11. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia và MC
Các diễn giả, chuyên gia, cũng như MC đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Vì vậy, việc chọn diễn giả, chuyên gia, MC cần được đầu tư thời gian và công sức. Hơn hết, hãy thảo luận kỹ càng các vấn đề sẽ diễn ra trong buổi hội thảo để chắc chắn không xảy ra sai sót. Ngoài ra, hãy thương lượng kỹ về mức lương, cũng như thường xuyên liên hệ với diễn giả, MC để đảm bảo họ không sử dụng giờ cao su trong sự kiện của bạn.
12. Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách mời
Với mỗi sự kiện kể cả quy mô lớn lẫn nhỏ, sự thành công nhất của buổi tiệc chính là khiến khách mời có ấn tượng sâu sắc về chương trình. Một trong những cách khiến khách hàng nhớ về sự kiện đó chính là chuẩn bị những món quà nho nhỏ thể hiện lòng hiếu khách. Bạn có thể sử dụng cơ hội này để tạo ấn tượng tốt cho khách hàng cũng như khiến họ nhớ về mình. Nhiều doanh nghiệp còn đầu tư in tên thương hiệu lên các món quà họ tặng cho khách mời.
Tổ chức hội nghị khách hàng chính là một phần công việc không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Mong rằng với những chia sẻ này của Đại Hỷ sẽ giúp bạn có được sự chuẩn bị chu đáo và đầy đủ nhất. Nếu vẫn còn thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ với Đại Hỷ để chúng tôi gửi đến bạn những tư vấn hữu ích nhất nhé!
------------------------- ❃ --------------------------
